Voor het geval u de laatste twee, drie jaar even niet heeft opgelet: de afkorting PA staat voor ‘Personal Assistant’. Wat dat is? Een soort overtreffende trap van de ouderwetse secretaresse. Een super rechterhand aan wie u meer kunt overlaten dan alleen uw agenda en het zoetje bij de koffie. Of, zoals ZIN’s Harriët Noltes het uitlegt: “Een goede PA biedt één op één ondersteuning, maakt zich de business eigen, is pro-actief en opereert meestal op een hoger denk- en werkniveau dan de doorsnee secretaresse.”
Harriët Noltes kan het weten. Zij richtte samen met Yara Beerling ZIN op. ZIN ‘doet’ in PA’s. Of daar in dit calvinistische land markt voor is? Noltes en Beerling zagen hun loonlijst in nog geen drie jaar groeien van 0 naar 60. Al kunnen het er ook 70 zijn. Ze zijn gestopt met tellen. En ook even gestopt met groeien. Daar komen we straks op terug. Eerst nog even terug naar de PA. Want hebben we het hier niet gewoon over een veredelde directiesecretaresse?
Yara Beerling: “Die twee functies overlappen elkaar voor een groot deel, dat klopt. Maar een PA gaat vaak nog net wat verder dan alleen de zakelijke beslommeringen. Een PA kan ook een deel van je privéleven ‘runnen’. Het meest extreme voorbeeld is een rijke Rus die een PA inhuurde om zijn verjaardag te organiseren.”
Spiegels
ZIN is gevestigd in Laren. In een bedrijfsverzamelgebouw werd eerst één unit gehuurd, kort daarop een tweede en inmiddels is de derde ingelijfd. De ‘touch’ van de vrouwelijke ondernemers is duidelijk. Appelgroen, spiegels, robuuste tafels die zo van een ‘country fair’ lijken weggeplukt met daarboven vrolijk tinkelende kroonluchters. Aan de muur hangt kunst waar de meeste mannen gedachteloos langs zouden lopen. Tussen al die aandacht voor details, stijl en kleuren, benadrukken kantoormeubels van Ikea de zakelijke toon.
Financials
Noltes en Beerling leerden elkaar kennen tijdens de studie. Noltes kiest daarna voor de marketing wereld, Beerling gaat de verkoop in. De twee houden contact en weten van elkaar dat het ondernemerschap lonkt. Dus waarom niet samen? Noltes: “Dan ga je kijken: wat wil jij, wat wil ik. Dat het zakelijke dienstverlening zou worden, dat stond vast. Maar wat precies, dat heeft even geduurd. Nee, we zijn zelf nooit PA geweest. We opereren niet vanuit het vakgebied, maar als ondernemers. We herkenden het gat in de markt. We hebben een plan geschreven en zijn een investeerder gaan zoeken. Maar op een gegeven moment moet je ook gewoon beginnen. De banen waren al opgezegd voordat de aandeelhoudersovereenkomst met de investeerder was getekend. We zijn bij hem op zolder begonnen. Letterlijk. Een klein hokje in de nok. Het was goedkoop en we konden gebruik maken van de receptie en de vergaderkamers. Het leek dus al snel heel wat.”
Het léék niet alleen al snel heel wat, het werd ook al snel heel wat. In eerste instantie kwamen de klanten uit het eigen netwerk. Inmiddels gaan de facturen naar banken, verzekeringsmaatschappijen, ministeries en multinationals. Beerling: “Inderdaad veel ‘financials’ en dat wordt misschien minder. Natuurlijk is dat jammer. Maar het is ook wel weer okay. Het dwingt ons om andere markten en segmenten te betreden.”
Gas
Als twee startende, nieuwbakken ondernemers zó succesvol zijn, hebben traditionele partijen als Randstad en Unique dan zitten slapen? Nee, legt Noltes uit: “Bedrijven als Randstad hebben moeite om focus te houden op dit topsegment en op de kwaliteit die daar bij hoort. En ook om de mensen te trekken die op dit niveau kunnen acteren. Juist omdat wij alleen die ene specialisatie bieden, spreken we de juiste kandidaten en de juiste klanten aan. We nemen het vakgebied serieus en we besteden veel aandacht aan persoonlijke ontwikkeling van onze PA’s. Je staat hier, waar wil je naartoe en hoe kunnen we je daar als werkgever bij helpen? Het zijn allemaal factoren die in ons voordeel spelen. Zodoende hebben we nooit in de situatie verkeerd dat we niet konden groeien omdat we de juiste mensen niet konden vinden.”
De ondernemer vertelt het ontspannen. Alsof het de normaalste zaak van de wereld is. Dat blijkt het ook te zijn: “We hebben vooraf goed gekeken naar de concurrentie en gezocht waar ze het laten liggen. Wat kunnen wij beter dan zij? Daar is een plan uitgerold. Een goed plan. Dat was de basis. Je begint heel voorzichtig en op een gegeven moment merk je dat het lukt. Dat het plan werkt. Dan laat je die voorzichtigheid stukje bij beetje varen en geef je steeds meer gas.”
Benchmark
Het succes van ZIN valt op. Er ontstaat concurrentie, soms wordt ZIN zelfs schaamteloos gekopiëerd. Noltes: “We zijn een soort benchmark geworden. Daar zijn we dan ook wel weer trots op, maar het ‘copy cat’ gedrag is heel frustrerend en vermoeiend. Zo’n beetje alles is in de loop der tijd overgenomen. Van de teksten op de website tot de huisstijl en noem maar op. Nee, de meeste van die bedrijven bestaan niet meer. Geen idee waarom niet. Blijkbaar is het toch niet zo eenvoudig als het lijkt. Focus is enorm belangrijk. Je moet keuzes maken. Zeker in de personele dienstverlening. We hebben ook wel eens aanvragen gehad voor andere functies dan PA. Dan is er soms toch even de verleiding erin te stappen. Maar uiteindelijk zeggen we toch nee. We blijven bij wat we goed doen, bij onze kracht.”
WIN
Focus. Het woord valt tijdens het gesprek verschillende keren. Ook als het over WIN gaat, het ‘label’ dat anderhalf jaar geleden naast ZIN werd opgericht. Waar ZIN PA’s detacheert, detacheert WIN projectmanagers en -assistenten. Opnieuw ‘high-end’. En mocht u zich afvragen of dáár behoefte aan is: WIN is inmiddels al een maatje groter dan ZIN.
Beerling: “Vanuit ZIN zagen we dat Nederland een steeds projectmatiger land wordt. En dat daar steeds meer assistentie op HBO- en zelfs WO-niveau gevraagd wordt. De ‘Winners’ assisteren of coördineren, afhankelijk van het project en de klant. Ze hebben de kennis en de ervaring om projectbureaus vanaf nul op te zetten. Dat geeft de projectleider de kans zich van meet af aan inhoudelijk te focussen. Het zijn ook vaak wat langer lopende projecten. Gemiddeld zo’n zes maanden. Dat maakt het zakelijk ook aantrekkelijk.”
Gesplitst
“WIN opereert in een aparte niche. Daarom hebben we er een apart label voor opgezet. Om het een eigen identiteit en karakter te geven. Binnen een half jaar was duidelijk dat er een behoorlijke markt is en hebben we WIN ook fysiek van ZIN gesplitst. WIN heeft sinds begin dit jaar een eigen kantoor. Niet in Laren maar in Utrecht. Dat geeft beide bedrijven de kans en – letterlijk – de ruimte om zich verder te ontwikkelen. Dat moet ook, want hoewel het twee personele dienstverleners zijn, zijn ze niet met elkaar te vergelijken.”
Dat WIN nauwelijks anderhalf jaar na ZIN werd opgericht, is volgens de ondernemers niets bijzonders. “De reden dat we zijn gaan ondernemen, is dat we graag ons eigen plan trekken en willen inspelen op de markt. Dus toen we dat gat zagen, zijn we er in gesprongen. Ondernemen is vooral dóen. Een goed plan is okay, maar vervolgens moet je aan de slag. Zeker toen we succesvol begonnen te worden, zagen we in onze omgeving mensen die dachten ‘hé, laat ik ook eens voor mezelf beginnen’ Vervolgens gaan ze heel ver in het maken van een plan, maar als het er op aankomt, als ze daadwerkelijk die stap moeten zetten, dan haken veel mensen af. Ik denk echt dat dat met karakter te maken heeft. Je moet dat risico durven nemen. Je moet succesvol willen zijn. Je moet het dóen. Uitstellen is niet ons ding. We bedenken iets, we bespreken het, nemen een beslissing en vervolgens doen we het. Een beetje daadkracht is wel een ondernemersvereiste. Bovendien, we worden geen van beiden op de lange duur gelukkig van dagelijks leidinggeven. Er moet beweging zijn.”
Vrijheid
“Of het ondernemerschap is wat ik dacht dat het zou zijn?” Harriët Noltes kijkt peinzend om zich heen. “Ik had daar eigenlijk niet zo’n beeld van. We hadden een plan en we wilden onze eigen visie en onze eigen ideeën in de praktijk brengen. Dat was de drijfveer en dat hebben we gedaan. Al doende word je dan ondernemer en leer je wat het inhoudt. Uiteindelijk blijkt het als een jas te passen.”
Kom bij ZIN niet aan met verhalen over 100-urige werkweken, verloren weekenden en nachten doorhalen. Er wordt hard gewerkt, wordt ons verzekerd, maar er zijn grenzen. Yara Beerling: “Het ondernemerschap heeft wat mij betreft ook te maken met vrijheid. Dan moet je dus niet 100 uur per week aan je werk gekluisterd zitten. Je moet gewoon op tijd naar huis kunnen. Anders doe je iets niet goed. Natuurlijk bellen we of SMS’en we elkaar ’s avonds regelmatig, maar dat is het dan ook wel zo’n beetje. Als je als ondernemer zelf declarabele uren moet maken, dan wordt het een stuk ingewikkelder. Maar wij zijn ondernemers. Geen PA’s. We hébben een PA.”
“Die balans is belangrijk,” vult Noltes aan. “Voorwaarde is dan wel dat je op tijd de juiste mensen durft aan te nemen. Dat zien we nog wel eens om ons heen. Ondernemers die dat niet durven. Die het lastig vinden om wat meer afstand te nemen en dingen los te laten. Die fout wilden we niet maken. Die managementlaag móest er tussen. En dat is ons, met vallen en opstaan, toch wel aardig gelukt.”
Recessie
Beerling: “Het ging niet altijd even makkelijk. Natuurlijk hebben we de nodige groeistuipen en –pijntjes meegemaakt. We werken met mensen. Niets is zo onberekenbaar als mensen. Dat zorgt voor de nodige uitdagingen. En de payroll die we hebben, tja, dat voelt af en toe best zwaar. Zeker met de geluiden die je nu hoort in de markt. Wat voor ons een indicator is, is hoe snel je een PA van de ene naar de andere opdracht krijgt. Daar zie de laatste maanden een vertraging in. Niet zorgwekkend, maar het is wel een signaal. We hebben tot nu toe eigenlijk alleen maar luxeproblemen gehad. We hebben ons voorbereid op mindere tijden. Maar dit is de eerste keer dat we een dreigende recessie meemaken. Moet je dan maar stoppen met groeien? Het is de ondernemersvraag waar we momenteel het meest mee worstelen.”
