Papiervernietiging aan huis:
Snippersucces
Dat advocatenkantoren en financiële instellingen er goed voor zorgen is begrijpelijk. Maar dat zijn niet enige kantoren waar documenten, files en dossiers liggen waar ‘derden’ een ongezonde belangstelling voor kunnen hebben. Die liggen letterlijk overal. Ook bij u. In de papierversnipperaar ermee? Leuk als het om een paar A4-tjes gaat. Wordt het meer, dan komt er al snel een professionele papiervernietiger om de hoek kijken. Dat laatste – om de hoek kijken – neemt Henri van Gemert letterlijk.
Een paar maanden geleden kreeg Henri van Gemert’s de publiciteit waar elke ondernemer van droomt. Niemand minder dan Hare Majesteit de Koningin zag notulen terug in de pers. Domweg omdat die notulen niet waren vernietigd maar in een container werden gedumpt. Alle kranten en journaaluitzendingen deden er in chocoladeletters verslag van. Inmiddels zijn er volgens de rijksvoorlichtingsdienst ‘passende maatregelen getroffen”.
De diefstal van de Koninklijke notulen bleek een storm in een glas water. Er werd niets gepubliceerd van enige importantie. Het enige ‘nieuws’ was dat het kabinet van Hare Majesteit een beetje slordig omspringt met oud papier. Big deal. Maar het kan anders lopen. Wie werkelijk iets op papier heeft staan wat voor de buitenwereld interessant is, is gebaat bij een professionele documentvernietiger.
Die zijn er te kust en te keur. Ze halen de documenten op, versnijden ze en de snippers belanden op de oud papierberg. Simpel, overzichtelijk, maar niet waterdicht. Want uw documenten verlaten het pand in leesbare staat, gaan ‘op transport’, worden ergens op kleur gescheiden (want dat levert meer op) en worden vervolgens vernietigd. Dat meestal goed. Maar niet iedereen is blij met die oplossing. Er zit nogal wat tijd tussen het moment dat de documenten uit uw gezichtsveld verdwijnen en het moment waarop ze op de papierberg belanden. Dat is een potentieel risico. In de dolgedraaide claimcultuur van de Verenigde Staten is dat zelfs domweg ondenkbaar. Documenten mogen daar nauwelijks in leesbare staat het pand uit. Laat staan op transport.
Papiervreters
Waar een probleem is, is vroeg of laat een ondernemer die een oplossing verzon. In dit geval een ondernemer die een vrachtwagen liet ombouwen tot papierversnipperaar. De auto rijdt voor, versnijdt ter plekke de papierstoom en de opdrachtgever slaapt een stuk rustiger. En met hem de toezichthouders, de aandeelhouders en de klanten.
Henri van Gemert hoorde zo’n zeven jaar geleden voor het eerst van het idee, van een voormalig studiegenoot die terugkeerde uit de VS. Lang verhaal kort: de twee smeedde plannen die dienst hier ook aan te gaan bieden. Dat ging niet zonder slag of stoot en uiteindelijk ging ieder zijns weegs. Van Gemert heeft inmiddels onder de naam Docucare zes tot papiervreters omgebouwde trucks op de weg.
Van Gemert: “Wat bij de start lastig was, was het bepalen van wat nou versnipperen is. En wat niet. Een A-viertje in tweeën scheuren is technisch gezien ook versnipperen. Maar ik denk niet dat dat de bedoeling van de opdrachtgevers was. Daarom wilde ik een techniek die je kunt controleren en beheersen. Er bestaan in Nederland geen normen. In Duitsland wel. Daarom heb ik van meet af aan de Duitse Industrie Norm (DIN) als uitgangspunt genomen”.
Natte droom
Met dat laatste maakte Van Gemert het zichzelf moeilijk. De norm schrijft voor dat de snippers niet breder mogen zijn dan 4 millimeter. Dat gaf hoofdbrekens. Zeker in combinatie met de beoogde verwerkingssnelheid. Bovendien besloot de voormalige compagnon dat een controleerbare norm minder belangrijk was. Met als resultaat dat hij maanden eerder op de markt verscheen. Van Gemert: “Hij hield eerder op met zoeken naar de beste technieken en componenten. In dat opzicht klopt het dat we het ons moeilijker hebben gemaakt dan noodzakelijk was. Want er was niemand die ons verplichtte om volgens die norm te werken. Maar dat we de lat hoger legden, speelt ons momenteel wel in de kaart. We zijn de enige in Nederland die op locatie volgens die DIN-norm papier vernietigen. Voor veel van onze opdrachtgevers is dat van belang”.
Over opdrachtgevers gesproken. Een organisatie als bijvoorbeeld de belastingdienst lijkt op het eerste gezicht de natte droom van elke papiervernietiger. Van Gemert. “Partijen als de Belastingdienst hebben hun eigen installaties. Die documenten zijn vaak zo gevoelig dat ze überhaupt niet willen dat ‘derden’ daarbij in de buurt komen. Ook niet om ze te vernietigen. En zo zijn er nog een paar partijen. De markt bestaat uit middelgrote en kleinere organisaties. Die kunnen geen apparatuur betalen en moeten dus uitbesteden. En langzaam aan begint het besef door te dringen dat ze dat maar beter kunnen laten doen door een partij die de documenten heeft vernietigd als ze de straat uitrijden.”
Goed werkgeverschap
Van Gemert: “Er zijn een paar branches waarvan iedereen kan verzinnen dat documenten al snel vertrouwelijk zijn. Financiële instellingen bijvoorbeeld. Advocatenkantoren. Maar de gezondheidszorg is er ook een. En in feite geldt, hoe kleiner de organisatie, hoe gevoeliger het ligt. Neem een gemiddelde huisartsenpraktijk. Ik denk dat iedereen graag de zekerheid heeft dat zijn dossier wordt behandeld als vertrouwelijk. Voor een huisarts was dat een probleem. Dat wij ter plekke vernietigen en dat we een controleerbare norm hanteren, is dé oplossing. En voor de kosten hoeven ze het niet te laten. Voor zo’n vier tientjes komen we langs om zo’n 120 kilo dossiers tot reepjes van 4 millimeter te snijden”.
Bijna elke ondernemer heeft documenten en dossiers in huis die niet bestemd zijn voor vreemde ogen, is de boodschap van Van Gemert. “Ze zijn,” vat hij zijn zendingswerk kort en bondig samen, “het zich echter lang niet altijd bewust.” Neem contracten met leveranciers of afnemers. Reken maar dat daar ‘een markt’ voor is. Er is volk dat in het kader van ‘marktonderzoek’ graag uw (desnoods oude) verzekeringspolissen zou willen doornemen. En tenslotte hebt u waarschijnlijk personeelsdossiers in huis. In het kader van goed werkgeverschap, ziet u die liever niet terug op internet. “Maar,” vult Van Gemert aan, “het gaat niet alleen om gevoelige informatie. Denk bijvoorbeeld ook aan waardebonnen of cadeaucheques van grote winkelketens”.
Mede dankzij zijn zendingswerk ziet Van Gemert de markt groeien. Hoe groot de markt uiteindelijk zal zijn, weet ook Henri van Gemert niet. “Maar we zijn inmiddels succesvol. We groeien. En ik zie die groei voorlopig nog niet afnemen. Er is nog een hoop te versnipperen”.
