Effectief vergaderen?
Mond dicht!
Het kan echt, effectief vergaderen. Dat zegt althans Arne de vet en hij kan het weten want hij promoveerde onlangs aan de universiteit van Tilburg af op een onderzoek naar effectief vergaderen. Zijn stelling is echter opmerkelijk: volgens De Vet zijn vergaderingen effectiever door ze langer te maken. Voorwaarde is wel dat iedereen zijn mond houdt in de extra tijd.
De Vet is stellig in zijn conclusies. Volgens hem is het zeer effectief om tijdens een vergadering telkens een paar minuten stilte in te lassen. Dus niet aan één stuk doorratelen van 'notulen' tot 'rondvraag', maar gericht stiltepauzes inlassen. Dat geeft de deelnemers de tijd en de rust om na te denken over alles wat er besproken is.
Veel belangrijker is echter dat die paar minuten stilte vaak verrassende, nieuwe of aanvullende ideeën opleveren. Bij veel managers leeft de overtuiging dat nieuwe ideeën, bijvoorbeeld over het bevorderen van innovatie, vaak door vergaderingen en groepsdiscussies ontstaan. Dat is echter niet op voorhand het geval. De Vet is tijdens zijn onderzoek tot de slotsom gekomen dat een moment stilte om de deelnemers de gelegenheid te geven alle informatie te verwerken doorgaans veel meer resultaat oplevert.
De promovendus liet een aantal proefpersonen nieuwe ideeën bedenken en die hardop uitspreken. Dat gebeurt in vergaderingen immers ook. Duidelijk werd, dat mensen die gevoelig zijn voor de meningen van anderen, moeite hadden om zelf op nieuwe ideeën te komen. Hiervan was geen sprake meer toen tijdens een vergadering van drie kwartier een stilte van vijf minuten werd ingelast. Bij hervatting van de bijeenkomst bleek het aantal ideeën te zijn verdubbeld.
Het proefschrift waarop De Vet promoveerde heeft als titel 'The effects of thinking in silence on creativity and innovation'.
Overigens is het geen luxe om de vergadercultuur (weer) eens onder de loep te nemen. Bijna tegelijkertijd met bovenstaand onderzoek, becijferde Synovate/Interview NSS dat we in Nederland jaarlijks zo'n 60 miljard euro wegvergaderen. Dat bedrag is dan alleen nog maar de pure loonkosten. Productiviteitsverlies is er niet in mee genomen.
Vergadergewijs, stroomt het geld er op drie manieren uit: een kwart gaat naar voorbereidingen, een kwart naar reistijd en slechts de helft verspillen we daadwerkelijk aan tafel. Maar ook daar gaat het nog wel eens mis. Negen op de tien vergaderaars is met zijn hoofd regelmatig ergens anders. Vrouwen denken relatief vaak aan het huishouden, mannen meer aan seks en financiële zaken. What's new…?
